Junior Office Manager / Management Assistant

Gent, PIA HQ - Gent

Wil je je carrière als Junior Office Manager / Management Assistant een groeiboost geven? Welkom bij PIA Group, de 4de grootste accountancy-, audit- en advisorygroep van België. Onze kracht ligt in een netwerk van 39 lokale kantoren die heel dicht bij ondernemers en zelfstandigen staan. Maar we zijn ook sterk als een landelijke groep. Op ons hoofdkantoor in Gent slaan we de handen in elkaar om de PIA partners maximaal te ondersteunen in IT en digitale tools, administratieve hulp, HR en advisory, en zo als één team samen verder te groeien. Groei jij mee binnen de meest ambitieuze financiële expertengroep van België?

Jobomschrijving

Je fungeert als assistent van de CHO (Chief Human Officer) en ontzorgt in verschillende administratieve taken

  • Organiseert, coördineert en plant virtuele meetings, on- en off-site vergaderingen en evenementen in
  • Beheert agenda van de CHO, houdt meetings en tijds(planningen) bij
  • Maakt presentaties in de huisstijl op en bereidt die voor
  • Verwerkt en organiseert inkomende en uitgaande post
  • Ontzorgt in verschillende administratieve verplichtingen
  • Volgt te tekenen documenten op en klasseert ze, houdt mandaten bij

Je bent verantwoordelijk voor het Office Management HQ Gent

  • Verzorgt onthaal van externen, share/stakeholders op kantoor
  • Is verantwoordelijk voor de interne communicatie en geeft boodschappen door aan de juiste mensen
  • Beheert de algemene mailbox en is verantwoordelijk voor verwerking van de post
  • Zorgt voor een correct beheer van het economaat en regelt alle praktische zaken voor het kantoor
  • Regelt de planning van vergaderzalen
  • Zorgt voor een nette en ordelijke omgeving, heeft contact met externe diensten
  • Fungeert als algemeen aanspreekpunt voor medewekers op kantoor

Je streeft naar efficiëntie in timemanagement en planningen

  • Besteedt aandacht aan een efficiënte tijdsbesteding in planning en organisatie van meetings en afspraken
  • Communiceert rond verbetervoorstellen, spoort inefficiënties op en zoekt naar innovatieve methodes
  • Werkt samen met de Senior Management Assistant op groepsniveau

Wie ben jij?

  • Bachelor
  • Beschikt over een doorgedreven kennis van MS Office (Word, Powerpoint, Excel,…)
  • Is communicatief en beschikt over een sterke kennis Nederlands, idealiter kennis Frans en Engels
  • Beschikt over een sterk organisatorisch en coördinatievermogen
  • 0-2 jaar ervaring 

Wat mag je van ons verwachten?

  • Je versterkt een gemotiveerd team op groepsniveau en werkt nauw samen met verschillende interne diensten (HR, Operations, Finance,...)
  • Je gaat aan de slag in een ambitieuze groep in volle groei waar een goede office manager veel nieuwe mogelijkheden vindt.
  • Je krijgt vertrouwen en verantwoordelijkheid. Binnen PIA Group beschouwen we elke schakel in onze organisatie als cruciaal.
  • Je komt terecht in een dynamisch en hecht team, waar “play hard” even belangrijk is als “work hard”.
  • Je ontvangt een méér dan marktconforme verloning aangevuld met heel wat extra legale voordelen, een wagen, thuiswerk en flexibele uurregeling.